紙で管理されていた機器台帳や工事・点検履歴をデジタル化

ある工場ではこれまで主に紙で設備の台帳や工事・点検履歴を管理していた。しかしこのご時世にもかかわらず、資料保管庫まで行かないと資料を見ることが出来ないし、ファイリングの仕方が人により異なっていて探すのにも時間がかかっている。そもそもこれで全部なのだろうか？個人ファイルに入れられたら分からない。こういった懸念から一念発起してついにデジタル化を進めることにした。まずは全てスキャンして、フォルダ階層で分けてみる。機器台帳もExcel化して管理することにした。

PLANTAXIS®︎ で設備管理情報をデジタル化・一元管理・バージョン管理

このままフォルダ管理で進めても上手くいかないことが分かったので、PLANTAXIS®を使ってみることにした。

各社に合わせた入力項目へのカスタマイズや、文書デジタル化へのサポートが充実

PLANTAXIS®では導入時に要望を出すことでメニューや機器台帳のフォームを自由にカスタマイズすることが出来るらしい。PLANTAXIS®に入れた情報は内部で自由にリンクさせることが出来るというので、工事・点検は対象機器と紐づけられるようにした。保存する文書も機器に紐づけられるようにしておこう。

このように改善したい部分や今までのままの形で残したい部分を伝えると、イメージ通りのメニューとフォームで提供された。初期情報入力のサポートもあり、すぐに使える状態になった。

設備台帳は常に最新版

構築したPLANTAXIS®内で台帳管理を行うことで、Excelのようにどんどん複製ファイルが増えることも無く、常にPLANTAXIS®にある情報が最新版となった。必要な時にExcel形式に出力することもできるため、最新版管理を行いながら二次活用もこれまで通り行えた。

機器情報に各データを紐づけ

これまで年度別、機器別、係別といった探し方・まとめ方をしたいときに苦労していたが、PLANTAXIS®ではそれらをすぐに出すことが出来た。工事や点検だけでなく、文書も機器と紐づける設定としたおかげで、工事・点検の計画・報告時に必要項目だけ入力していれば、機器の履歴や関連文書が一発で出てくる。報告資料のまとめ時間も大幅に短縮された。

全ての情報をPLANTAXIS®に集約

過去の情報も全てPLANTAXIS®に集約することにした。これで過去資料を発掘しに書庫にこもって一日作業をする必要が無くなった。短縮された時間でこれまで出来なかった装置の改善活動を進めることにしよう。